Top 7 sai lầm trong quản lý quán cà phê phổ biến nhất 2019

0
163

Hiện nay, để quản lý quán cà phê hiệu chủ kinh doanh ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng để có một quy trình hoạt động khoa học, có kết nối các công đoạn và hơn hết phải kiểm soát được mọi thứ.Tuy nhiên, vẫn rất nhiều quán cafe hiện nay vẫn hoạt động theo phương pháp truyền thống với những sai lầm nghiêm trọng trong quản lý khiến việc kinh doanh bị tụt dốc không phanh.

Dưới đây là Top 7 sai lầm trong quản lý quán cà phê phổ biến nhất 2019 mà chủ kinh doanh phải lưu ý.

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh cà phê7 sai lầm trong quản lý quán cà phê

1. Khâu kiểm soát nguyên vật liệu thiếu chuyên nghiệp

Đối với ngành kinh doanh quán cà phê, để tạo nên đồ uống thơm ngon mang lại giá trị thương hiệu cho cửa hàng, đòi hỏi tất cả nguyên liệu đều phải tươi ngon và hoàn hảo nhất. Nhưng việc quản lý nguyên liệu chưa bao giờ đơn giản. Hầu hết nguyên liệu pha chế đều có hạn sử dụng ngắn, thậm chí có một số sẽ không dùng được chỉ sau vài ngày.

Kiểm soát nguyên liệu chế biến là một công đoạn vô cùng quan trọng. Mặc dù vậy, thực trạng cho thấy nhiều quán cà phê vẫn sử dụng phương pháp quản lý thiếu khoa học, rất dễ để xảy ra sai sót dẫn đến hậu quả là phải hủy hàng.

Một giải pháp triệt để cho vấn đề kiểm soát nguyên vật liệu chế pha chế là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Nhờ sử dụng phần mềm mà chủ quán có thể nắm bắt mọi thông tin của từng mặt hàng theo hạn sử dụng. Cùng với đó, chủ cửa hàng cũng sẽ tự thiết lập được định mức tồn kho trên hệ thống để kiểm soát hàng hóa dễ dàng và chủ động hơn trong việc nhập nguyên liệu. Đặc biệt, phần mềm còn có tính năng thông báo khi có hàng hóa gần đến ngày hết hạn giúp chủ cửa hàng có phương pháp xử lý phù hợp, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2. Doanh thu được quản lý bằng giấy tờ

Sau mỗi ngày họa động, mọi khoản thu, chi đều được tổng hợp bằng cách ghi chép trên giấy tờ. Phương pháp này ngốn rất nhiều thời gian trong việc ghi chép với tính toán nhưng lại tỏ ra kém hiệu quả và rất dễ sai sót. Cùng với đó, việc ghi chép thủ công cũng chưa phản ánh chính xác doanh thu theo ngày, giờ, tháng khiến người quản lý khó có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh.

Việc quản lý thu chi sẽ không còn vất vả nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Điều này giúp chủ quán cập nhật được doanh thu bán hàng trực tiếp đến từng phút. Hệ thống cũng hiển thị biểu đồ doanh thu, báo cáo lãi lỗ theo ngày, theo tháng để chủ kinh doanh có thể nắm chắc tình hình hoạt động của cửa hàng.

Ngoài ra, chủ quán cũng có thể lựa chọn cách quản lý quán cafe từ xa thông qua ứng dụng  trên điện thoại di động. Ở đâu hay bất kỳ lúc nào, chủ kinh doanh cũng có thể xem báo cáo doanh thu được cập nhật liên tục trên hệ thống thông qua Internet.

3. Thiếu sự giám sát nhân viên

Không ít trường hợp, nhân viên tận dụng sự tin tưởng của chủ quán cà phê để thực hiện hành vi trộm cắp, biển thủ tiền. Hơn nữa, việc thiếu giám sát cũng là cơ hội để nhân viên ỷ lại, lười biếng và thiếu tập trung trong công việc.

Việc quản lý nhân viên thiếu chuyên nghiệp có thể gây ra nhiều hệ lụy ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quán. Để giải quyết vấn đề này, đòi hỏi chủ cửa hàng phải có những biện pháp kiểm soát nhân viên hợp lý điển hình như:

+Thuê quản lý giám sát trực tiếp: Đa số nhân viên sẽ làm việc nghiêm túc khi có mặt quản lý tại cửa hàng. Việc giám sát trực tiếp khiến họ cảm thấy bị quan sát và hoàn thành tốt công việc của mình.

+ Lắp đặt thiết bị giám sát: Lắp đặt camera tại góc đằng sau quầy thu ngân để tiện theo dõi khách hàng cùng như quan sát được hoạt động thu chi của nhân viên. Ngoài ra, khi biết có camera theo dõi thì nhân viên sẽ làm việc nghiêm túc hơn.

+ Sử dụng phần mềm để quản lý nhân sự: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chủ quán sẽ dễ dàng phân quyền cho nhân viên. Mỗi nhân viên chỉ có thể sử dụng một chức năng cụ thể.. Ví dụ nhân viên kho sẽ chỉ kiểm soát được hàng hóa trong kho, nhân viên thu ngân chỉ được phép lập hóa đơn, quản lý thông tin khách hàng,… Nhờ có phần mềm này mà việc quản lý nhân viên sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.

4. Quản lý khách chờ kém và đặt bàn kém hiệu quả

Vào những ngày cao điểm, quán cà phê đông đến mức khách phải đứng hàng dài để chờ đến lượt. Đây là một sai lầm trong quản lý danh khách hàng dẫn đến việc khách phải chờ quá lâu. Điều này khiến khách cảm thấy khó chịu vì phải chờ đợi và khả năng cao sẽ ra về.

Để khách chờ cũng như đặt bàn cho khách một cách chuyên nghiệp,chủ quán nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Nhờ có phần mềm mà giờ đây nhân viên lễ tân có thể ghi lại đầy đủ thông tin đặt bàn của khách hàng và chủ động sắp xếp đặt bàn có khoa học. Điều này giảm thiểu tối đa tình trạng khách đặt trước nhưng lúc đến lại phải chờ để có bàn.

Xem thêm: Top 4 vấn đề trong quản lý khách hàng thường gặp nhất 2019

5. Quy trình order từ ngoài vào bếp thiếu nhất quán

Quầy pha chế nhận order qua phần mềm quản lý quán cafeNhân viên pha chế đang nhận order

Tại quầy pha chế, vào những ngày đông khách nhân viên luôn bận rộn, tay năm tay mười chạy theo từng yêu cầu đặt món của khách hàng. Với quy trình hoạt động lạc hậu, người phục sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng và chuyển lời họa giấy vào để nhân viên pha làm rồi lại thông báo đến nhân viên phục vụ mang ra. Quy trình này thật mất thời gian và công sức nhưng hiệu quả thì lại kém.

Để cải thiện tình trạng này, nhiều quán cà phê cũng đã tìm cách đầu tư vào những phần mềm quản lý quán cafe đơn giản để có thể tối ưu nhất có thể quy trình kinh doanh của mình. Phần mềm quản lý còn có thể sử dụng trên máy tính bảng với 2 giao diện Thu Ngân và Bếp giúp nhân viên thu ngân có thể gửi yêu cầu đến khu vực pha chế ngay lập tức ngược lại nhân viên pha chế cũng có thể nhấn thông báo ngay khi vừa làm xong đồ.

Với hệ thống này, mọi quy trình bán hàng đều được thực hiện một cách nhanh chóng và đem lại sự chuyên nghiệp cho quán cà phê. Ngoài ra, chủ quán cũng có thể theo dõi tình trạng của tất cả đơn đặt hàng, yêu cầu gọi món và biết được đơn đó đã phải chờ bao lâu.

6. Nhận order theo cách thủ công

Sử dụng ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe đơn giảnNhân viên nhận yêu cầu bằng máy tính bảng

Trong kinh doanh dịch vụ cà phê, việc ghi chép yêu cầu của khách hàng bằng tay đang tỏ ra kém hiệu quả. Trong trường hợp khách ra vào đông và liên tục khiến nhân viên phục vụ rất vất vả trong quá trình nhận order dẫn đến tình trạng nhầm đơn, thiếu đồ trả khách,… làm ảnh hưởng đến tình hình hoạt động cũng như hình ảnh của quán.

Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý, nhân viên phục vụ có thể nhận order của khách hàng nhanh chóng chỉ với vài thao tác. Phần mềm còn hỗ trợ xóa món ăn ghi sai và thay thế chúng một đơn giản. Nhân viên cũng có thể gửi yêu cầu đến khu vực chế biến trong vài giây giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tối ưu được quy trình phục vụ cho khách hàng.

7. Không ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Một điều sai lầm nhất mà nhiều quán cà phê mắc phải đó là sử dụng quy trình bán hàng thủ công và thiếu chuyên nghiệp cho hoạt động kinh doanh của mình. Ở thời đại tiên tiến, có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hoặc trả phí hỗ trợ chủ quán tối đa trong việc kiểm soát doanh thu, lợi nhuận, truy xuất dữ liệu cũng như quản lý nhân viên một cách dễ dàng, chuyên nghiệp. Hơn nữa, chủ quán cũng có thể chủ động sử dụng phần mềm quản lý quán cafe trên Android, iOS để theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi

Thực tế cho thấy, ứng dụng phần mềm quản lý có thể sửa chữa 7 sai lầm trong quản lý cafe phổ biến nhất 2019 giúp chủ cửa hàng có thể quản lý hỏa động kinh doanh một cách có khoa học, đem lại hiệu quả rất cao. Bạn có phải là người kinh doanh? Và bạn mong muốn quản lý quán cafe một cách hữu hiệu nhất? Hãy tìm hiểu phần mềm quản lý bán hàng ngay hôm nay để sở hữu một quy trình quản lý kinh doanh chuyên nghiệp nhất hiện nay.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here